Кога е необходимо да се регистрирам като администратор на лични данни?

Ако сте физическо или юридическо лице, което самостоятелно или съвместно с друг получава и съхранява лична информация със средства и за цели, определени от вас, то вие сте администратор на лични данни.

Като такъв сте задължен да се регистрирате в Регистъра на администраторите на лични данни и водените от тях регистри, поддържан от Комисията за защита на личните данни. Нормативно това е регламентирано в чл.17  от Закона за защита на личните данни. 

Лични данни на практика се събират от всеки работодател във връзка с възникването, осъществяването и прекратяването на трудовите правоотношения с наетите от него служители. Съгласно ЗЗЛД администраторът на лични данни трябва да подаде заявление за регистрация преди да започне обработването на лични данни. Срокът, в който трябва да бъде вписан от КЗЛД в съответния регистър, е 14-дневен. 

Заявлението за регистрация на администратор на лични данни се състои от две части: Част I-Данни за администратора и Част II - Описание на регистъра. Първата част съдържа идентификационни данни за администратора и координати за връзка с КЗЛД. Администраторът на лични данни избира една от четирите форми на Част I-Данни за администратора:

• Заявление за регистрация на физическо лице;
• Заявление за регистрация чрез представител (физическо или юридическо лице);
• Заявление за регистрация на юридическо лице;
• Заявление за регистрация на държавен орган или орган на местното самоуправление.

Във втората част се описва съдържанието на всеки един от водените регистри, като наименованията, съдържанието и начина на обработване на данните във всеки регистър се определят от администратора на лични данни. От Част II се попълват толкова броя, колкото са водените регистри.

Подаването на заявление за регистрация на администратор на лични данни може да се извърши по електронен път чрез системата еРАЛД или чрез подаване на образци на хартиен носител. Регистрацията в информационната система на КЗЛД е безплатна.

В нормативния акт са предвидени и възможни изключения от задължителната регистрация. Според текста на Чл. 17а, ал.1  "Не се подава заявление за регистрация, когато администраторът:

1. поддържа регистър, който по силата на нормативен акт е предназначен да осигури обществена информация и: 
   а) достъпът до него е свободен, или 
   б) достъп до него има лице, което има правен интерес;
2. обработва данни в случаите по чл. 5, ал. 2, т. 4. "

В същия член на закона е регламентирана и възможността комисията да освободи от задължението за регистрация администратори, които обработват данни извън тези по ал. 1, когато обработването не застрашава правата и законните интереси на физическите лица, чиито данни се обработват. За да се възползват от тази възможност АЛД трябва да отговарят най-малко на един от следните критерии:

1. обработва лични данни със съгласието на физическото лице за срок не по-дълъг от шест месеца;
2. данните се обработват в публични регистри на основата на закони, които осигуряват реда за достъп и мерките за защита;
3. обработваните данни са свързани с трудови или членствени правоотношения и броят на лицата, за които се обработват данните, са не повече от 15.

Освобождаването от задължението за регистрация става с попълване на молба по образец.

Защо е важно да бъде спазено изискването за регистрация като администратор на лични данни в информационната система на КЗЛД? 

Административнонаказателните разпоредби на ЗЗЛД предвиждат за администратор, който не изпълни задължението си за регистрация по чл. 17, ал. 1, глоба или имуществена санкция в размер от 1000 до 10 000 лв. 

Източник: КЗЛД