Основни грешки при избор на ERP система и подход за внедряване - част 1

Автор: Иван Аржентински, управител на ERP.BG

През годините на внедряване на ERP системи и други бизнес решения се убедих, че съществуват някои фактори, които са от ключово значение за успеха на проектите и които трябва да бъдат разглеждани още в самото начало, при взимането на решение за такъв проект, преди да бъдат оценявани всякакви други аспекти.

Днес вече има консенсус, че внедряването на ERP е от критично значение за всеки бизнес, но повечето мениджъри не са достатъчно навътре в темата и често се допускат грешки, които струват скъпо на компаниите. Отново и отново се сблъсквам с едни и същи грешни решения, които директно рефлектират върху възможността, да им доставим цялостни надеждни и функционални решения.

Реших да разкажа за тези ключови фактори в поредица от публикации в блога на ERP.BG. Факторите, които съм избрал, може и да изненадат незапознатите, но със сигурност няма да изненадат представителите на бранша, които ежедневно се занимават с тази дейност.

Ето някои важни проблеми, които мениджърите подценяват:

Проблемът с интеграцията на ERP

„Ще интегрираме две или повече системи“ – каза мениджърът и запретна ръкави ...

Горното изречение сигурно е изслушвано с присвит стомах от хиляди внедрители на бизнес софтуер. Те много добре знаят какво означава това, но клиентът най-често не приема доводите им, считайки, че те просто искат да си спестят „реалната“ работа. Какъв толкова може да е проблемът?

ОК, какво означава интеграция?

Ами, много е просто – имаме две информационни системи, от различни производители, и трябва да ги накараме да работят заедно, като една.

В миналото, когато имаше изобилие от ИТ специалисти, атакуването на този проблем по метода на „грубата сила“ беше що-годе успешно. Какво означава това? Накратко: събира се достатъчно голям екип от разнородни хора (например системен аналитик (този, който разбира и двете страни), програмисти, ключов потребител), с техни усилия проблемът се атакува и „нещо“ заработва. ОК, значи има решение. Какви са проблемите и какво се промени? 

Интеграциите са скъпи!

Много скъпи, както за първоначално въвеждане, така и за поддръжка в последствие. А цената на програмисткия труд през последните 3-4 години се покачи до невиждани за България нива. Тези стойности често се пренебрегват от мениджърите и се счита едва ли не, че като се купят две отделни системи, ще се случи нещо магическо и те ще заработят заедно в пълен синхрон. Би било чудесно, защото тогава биха могли да се закупят най-евтините системи за всяка дейност и цената за придобиване на цялостната информационна инфраструктура на предприятието би била просто аритметичният сбор от себестойностите на отделните системи. Както се казва: „Да, ама не!“. След като вече са закупили отделните системи, мениджърите на фирмата с ужас установяват, че сумите за интеграция са съизмерими или дори надминават цената на самите системи, а резултатите, дори на ниво предварителни очаквания, са по-скоро средни.

Изводът е, че интеграциите не са по джоба на микро и малките фирми. Често не са по джоба дори на средните фирми. Само най-големите могат да си позволят подобен лукс. Напук на това, най-често именно малките и средни предприятия решават, че могат да се справят с подобни проекти и лековерно се захващат. След това, вече са сериозно опарени, най-често с години не смеят да закупят никакъв софтуер и постепенно губят конкурентни позиции. Това не означава, че големите фирми въобще не трябва да се съобразяват с този фактор, а по-скоро, че има вероятност да успеят да преглътнат огромните проблеми, които интеграциите причиняват.

Извън цената, интеграциите имат редица недостатъци, които са решени от производителите на предварително интегрирани системи. Поради посочените по-долу причини, считам, че за да се пристъпи към интеграция, трябва да има крайно наложителна нужда и невъзможност да се закупи цялостна предварително интегрирана система.

Други недостатъци на интеграциите:

• Тези интеграции често се ограничават до прехвърляне на базови данни. Рядко се интегрира „поведението“ на разнородните системи (с плъгини или подобни средства). Съответно и резултатите са посредствени – изпълняват се заложените цели, но като цяло потребителят няма „усещането“ за използване на цялостна система.
• Две, три или четири години след стартирането на подобни интеграции, те често започват да се „разпадат“. Най-често продължат да функционират, но проблемът е, че вече не отговарят на нарастналите потребности на фирмата, не са актуализирани съобразно новостите в двете системи и т.н.
• Подобни интеграции често налагат, потребителите да се съобразяват с тях, да въвеждат „еднакви“ номенклатури в двете системи, да не използват всички възможности на някоя от системите, защото интеграцията не ги поддържа и т.н.
• Два производителя означава два центъра на отговорност. Винаги има риск производителите да започнат да се обвиняват един-друг за проблемите в работата. В такива случаи, на клиента му е изключително трудно да се ориентира „кой крив и кой прав“, а още по-малко - да посредничи за изглаждане на проблемите. А негативите от липсата на отговорност в крайна сметка са за него.
• Интеграциите работят само при конкретните условия и платформи, за които са създадени. Тъй като най-често за интеграционния софтуер никой не се грижи през годините, постепенно същият започва да спъва развитието на цялостната информационна система на предприятието. Много рядко се среща клиент, който е склонен да плаща за редовна поддръжка и актуализация на самият интеграционен софтуер. Всъщност, клиентът често не осъзнава, че интеграционният софтуер също е софтуер и също има нужда от поддръжка ...
• Ниско ниво на качеството. Интеграционният софтуер често се съставя за конкретен проект и при него се преследва по-скоро постигането на минимална цена и максимално бързо влизане в експлоатация. Много рядко интеграционният софтуер е със същото ниво на качеството, както са основните системи.
• Интеграциите почти в 100% от случаите са между две системи. Когато има три или повече системи, се налага интегриране по двойки. Без допълнителен коментар е ясно, че рисковете пред подобни проекти се увеличават експоненциално – не само за първоначалният успех, а за работоспособността им след няколко години.

Списъкът с негативите от интеграцията може да се разширява, докато изчерпи българската азбука. За съжаление, въпреки всички тези негативи, клиентите продължават да вярват, че подобни проекти са смислени и въвличат производителите в такива проекти.

ПЛАТЕНА ПУБЛИКАЦИЯ